Se cumple un año del Real Decreto-ley 8/2019 con el que se obligó al registro diario de la jornada laboral de las personas que trabajan en una empresa. En este marco las entidades cuentan con variadas herramientas de gestión.
Las empresas de todo tamaño, hasta las pymes y los autónomos, han llevado a cabo la tarea para adaptarse a la nueva situación de legal sobre los horarios laborales y tienen a sus disposición sistemas de registro y archivo. Como por ejemplo el uso de una plantilla de control horario en Excel para contabilizar las horas efectuadas por los trabajadores en su puesto. Y la utilización de alguno de los variados mecanismos para detectar la asistencia del personal a través del fichaje.
En el Real Decreto-ley 8/2019, publicado en el BOE del 12 de marzo de 2019, se indica que la empresa es la encargada de garantizar el registro día a día. Y en este registro debe, constar los momentos de comienzo y final de la actividad laboral de cada persona. La documentación deberá guardarse durante cuatro años y estar en disposición de las personas trabajadoras, o de sus representantes legales, y también, si fuera el caso, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Las plantillas de control horario constituyen una vía para la creación de bases de datos que recojan esta información en un formato ampliamente conocido y utilizado como son las hojas de cálculo de Microsoft Excel, o de otros procesadores de datos informáticos. Este documento, además de para cumplir el deber de llevar el registro de presencias a nivel oficial, también es una herramienta práctica para los departamentos de Recursos Humanos a la hora de visualizar y analizar las horas efectuadas. Con ello se cuenta con un aliado para la gestión de los horarios, días de vacaciones, horas extraordinarias, bajas, etcétera.
Algunos de los datos que pueden constar son los nombres de las personas empleadas, las horas de entrada y salida del lugar de trabajo, repartidas por días, semanas, meses (según sea la distribución más eficiente) y el recuento de horas trabajadas. Se puede recurrir a un servicio profesional que facilite la creación de la plantilla y que provea de recursos según las características de cada empresa o entidad.
Estas bases de datos estadísticos se nutren de la información facilitada por el sistema del registro del fichaje con el que se cuente, y que puede responder a una variada tipología.
Sistemas de registro
- Manual: Es la forma más tradicional, en la cual un empleado apunta de manera manual la hora y minuto de las entradas y las salidas de cada integrante del equipo. Puede parecer obsoleto pero puede servir como complemento a los sistemas más modernos y ser un soporte en caso de alguna duda.
- Código tecleado: Consiste en utilizar un panel numérico en el que cada empleado introduce un código para hacer constar su llegada o salida. Normalmente suele estar situado en los puntos de acceso para el personal.
- Tarjetas: Tiene una filosofía parecida al panel de código, pero en este caso no es necesario teclear, simplemente se pasa una tarjeta individualizada por el dispositivo de registro. Se presenta usualmente en dos formatos: una tarjeta que se desliza por la ranura de una banda lectora o una tarjeta de proximidad que únicamente debe ser acercada al punto de detección.
- Control biométrico: Son los sistemas más modernos. Utilizan los parámetros físicos de la persona para basarse en un patrón único que cada uno tenemos. El mecanismo de control biométrico más extendido es el de los lectores de huellas dactilares. Sin embargo, los procedimientos más punteros tienen como referencia el ojo, el iris o la retina, o la morfología de la cara.
Estos últimos tres formatos pueden estar además vinculados con mecanismos de apertura de puertas. De esta manera funcionan también como sistemas de seguridad y un elemento más para controlar quien accede a las instalaciones.
- Apps: Las aplicaciones de registro de la asistencia son programas informáticos que llevan el conteo. El software puede estar instalado en los ordenadores de trabajo y también en móviles y tabletas, por lo que el registro puede ser efectuado fuera del espacio físico de la sede. Esto es una utilidad interesante para los empleados que se tengan que desplazar o que trabajen sin la necesidad de acudir a las oficinas de la empresa.
